Que la nómina electrónica no se le convierta en un dolor de cabeza

Aprenda en un simple paso a reportar ante la DIAN

Hace poco más de tres años la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ceñido a las reformas tributarias, implementó la Facturación Electrónica para todas las empresas consolidadas en el País. Esto como primer ejercicio, logró captar en tiempo real el funcionamiento del IVA e Impuesto al Consumo en los negocios y comercio en general.

Con el paso del tiempo las empresas entendieron que la oportunidad de digitalizar sus operaciones, era la mejor opción para evitar la evasión de impuestos y tener efectividad operacional, al tal punto de haber hoy más de 527.000 Empresas emisoras.  

Ahora, esta entidad una vez más, siguiendo lo expuesto en el parágrafo 6 del art. 616-1 del estatuto tributario y también el parágrafo del Art 80 de la Res. 0042 de mayo de 2020, da pie a la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, la cual ordena el registro de Nómina Electrónica ante la DIAN a partir de la habilitación de la plataforma el 31 de mayo, en donde se debe incluir todo tipo de empleados y contratos.

Este ejercicio consiste en dejar un soporte de nómina digital, el cual ya es un subproducto del sistema de facturación electrónica, donde los proveedores de software acompañaran a las empresas gestionando este documento. Según los plazos se definieron 6 grupos con sus respectivas fechas máximas de implementación. El grupo 1 son las empresas con más de 250 empleados y deben implementar registros antes del 01/07/2021, luego seguirán los grupos 2, 3, 4 y 5  mes a mes hasta llegar al grupo 6, que son aquellos negocios que tienen 1 solo empleado y su fecha de máxima será el 01/12/2021.   

Diego Pardo, Gerente General de TAXXA plataforma de facturación electrónica, comenta cómo es el proceso y qué necesita una empresa para que no se le convierta en un problema esta implementación, sino por el contrario pueda sacar provecho de la facturación y nómina electrónica, todo esto antes de terminar el 2021.

¿Qué debe saber y tener una pequeña empresa para implementar nómina de reporte electrónico ante la Dian?

La DIAN ha expedido la Resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, en donde no solo se da una fecha para la implementación de la Nómina Electrónica, sino que también explica cómo se debe aplicar este proceso para todas aquellas empresas que tengan nóminas de algún tipo, mencionando también la relación con los operadores tecnológicos.

Lo primero que la empresa debe saber es si ya cuenta con un módulo de nómina, si no, lo puede hacer en un archivo de Excel, la plataforma tecnológica de facturación electrónica se conecta con cualquiera de las dos opciones y lo envía a la DIAN.

A lo segundo que le debe prestar atención es que sin importar la cantidad de empleados o el tipo de nómina, la DIAN le exige que estas nóminas sean electrónicas, para poder registrar en tiempo real lo que devengan los ciudadanos y así corroborar si los colombianos están tributando debidamente. 

Y por último, y lo más importante de esta operación electrónica es obtener un soporte de pago mensual de cada empleado ante la DIAN con unas especificaciones que nuestra plataforma www.taxxa.co adecua y envía directo al registro. Por ello la nómina electrónica se convertirá en un documento estratégico para la administración tributaria.

¿Por qué es importante contar con un software de facturación entre el empresario y la DIAN?

Básicamente el software es un facilitador o puente entre la empresa y la DIAN para que pueda reportar su nómina electrónica ante la entidad. Nosotros nos conectamos con el software contable de la empresa si lo tiene, o de no ser así el empresario entra a nuestra plataforma y genera los documentos necesarios. Lo que nosotros hacemos es convertir ese archivo en un formato XML y lo enviamos a la DIAN, ellos lo validan en milésimas de segundos y luego si no hay ningún problema, nos lo devuelven y es enviado al adquiriente (cliente) de la empresa.

Este proceso es importante para hacer de estas operaciones algo más fáciles, seguras y confiables.

¿Cuál es el valor agregado de esta empresa como operador tecnológico que le permita ser competitivo dentro del sector?

Hemos crecido mensualmente entre el 25 y 30 % en documentos emitidos de facturas, notas crédito y notas débito, esto se debe principalmente a la confianza del usuario en la plataforma, puesto que ofrecemos una de las mejores experiencias dentro de ella, por su rapidez en la implementación, junto con el soporte y servicio al cliente.

Brindamos seguridad de los datos y aseguramos una plataforma robusta con todas las funciones que pueda necesitar una pequeña o una gran empresa de cualquier sector económico, además que contamos con los precios más competitivos.