Las razones de la digitalización permanente de datos laborales 

• La Ley 1581 de 2012 en Colombia establece como obligación que las empresas conserven permanentemente los datos de sus empleados antiguos y actuales.

• Según un informe de Kaspersky, se prevé que para 2025 el volumen de datos generados y almacenados alcance los 180 zettabytes. 

Antes de la digitalización de diversos procesos dentro de las organizaciones, la información de los nuevos y antiguos colaboradores se registraba  de forma manual en libros y/o archivos.  Por ello, cuando   otra organización solicitaba datos  de una persona que se encontraba  en proceso de contratación con ellos,  la entrega de información por parte del anterior empleador era  un proceso complejo . Ahora, con la innovación tecnológica, todo este proceso es sistematizado, sobre todo a partir de la entrada en vigor de la política de protección de datos personales o Ley 1581 de 2012 en el país, que fija como una obligación que las compañías guarden indefinidamente los datos de su antiguos y actuales colaboradores.

Es así, que Diego González, Chief Information Security Officer (CISO) en Rankmi, la plataforma para la Gestión de Capital Humano, comenta que las empresas deben conservar la información de nómina, certificados y demás documentos de los actuales y ex empleados al ser vital para el historial del colaborador. “Se debe cumplir con las regulaciones laborales y de protección de datos, pero también es un recurso valioso en la integridad de información que puede ser necesaria para resolver disputas laborales, o proporcionar referencias en el futuro para cumplir con obligaciones fiscales y de seguridad social”, precisa.

Al tener que almacenar todo estos datos a través de la tecnología, es inevitable la multiplicación y almacenamiento en masa de datos en línea. De esa forma, un reporte de IT Security Economics de Kaspersky, indica que, “proyecciones recientes anticipan que el volumen de información generados, consumidos, duplicados y archivados supere los 180 zettabytes para el año 2025. Pese a eso, se presenta un gran escepticismo entre las personas alrededor de  la capacidad de las compañías para preservar la seguridad de estos datos, lo que genera la pérdida de confianza en el ámbito empresarial”.

En relación a la seguridad de datos en la gestión del capital humano González señala, que en las organizaciones digitales, como Rankmi, es fundamental el uso de la tecnología para brindar soluciones avanzadas de ciberseguridad, para así asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sensible de los colaboradores. “Utilizar robustos sistemas de firewall, cifrado de datos, certificados digitales, medidas de autenticación con doble factor, el uso de la nube con estrategias como redundancia, sistemas de respaldos para mantener la información siempre segura y siempre disponible, es algo fundamental que las empresas deben optar por tener”, comentó.

Finalmente, González, Chief Information Security Officer (CISO) de Rankmi, subrayó que las compañías están siempre expuestas ante sanciones por incumplimiento de la protección de los datos personales de los trabajadores. “Estas pueden incluir multas significativas, que en algunos casos pueden llegar hasta el 4% de la facturación del año anterior o montos elevados en términos absolutos, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, y en términos de mayor gravedad, la mala gestión de los datos personales puede llevar a la pérdida de confianza de los empleados y clientes, dañando la reputación de la empresa”, puntualizó.