¿Cómo las empresas deben adaptarse antes del regreso a los lugares de trabajo?

 ·         Un estudio realizado por WeWork, en alianza con Hamilton Place Strategies, evidenció que el 76% de los trabajadores encuestados sentía que la oficina era “muy importante” para su rendimiento y por esta razón un 70% prefería volver a las instalaciones la mayor cantidad de días a la semana.

 ·         Para un regreso efectivo al trabajo o la oficina, las compañías deberán tener en cuenta la gestión del cambio y la adaptabilidad para que el proceso sea más ágil, efectivo y seguro para los colaboradores.

 Bogotá, septiembre de 2020. A partir del 1ro de septiembre Colombia inició una nueva fase de aislamiento selectivo, reabriendo varios sectores económicos en el país y dando luz verde a diversas compañías para que puedan comenzar a operar y regresar, paulatinamente, a las oficinas. Sin embargo, para que ocurra lo anterior, las empresas deben prepararse para enfrentar este nuevo escenario y por eso Michael Page, marca perteneciente a PageGroup, desarrolló algunas recomendaciones para que las organizaciones puedan navegar por estos momentos de transición de manera ágil y acertada.

 «El entorno macro generado por la pandemia ha traído consigo profundas transformaciones sociales, económicas y laborales, lo cual ha puesto en evidencia la relevancia de la gestión del cambio para hacer frente a las crisis y momentos de incertidumbre. Las organizaciones deben construir mecanismos y culturas ágiles que les permitan adaptarse rápidamente a escenarios volátiles y en constante cambio, de esta manera lograrán no paralizarse ante dinámicas que a mediano y largo plazo aún son inciertas”, expresó Beltrán Benjumea, Managing Director de PageGroup Colombia.

 Consejos clave para la adaptabilidad antes del regreso a los lugares de trabajo

De acuerdo con Michael Page para que los procesos de retorno a los lugares de trabajo sean más ágiles, las organizaciones deberán manifestar con antelación las intenciones de hacerlo. Esto significa plantear la estrategia de regreso en diferentes puntos, entre ellos: ¿cómo se verá?, ¿cuál sería ser el plan de seguridad?, ¿cuáles serán las nuevas dinámicas de trabajo?, ¿cuáles serán las etapas?, entre otros.

 Michael Page recomienda a las empresas tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Reconozca cómo se ve el entorno y sea honesto al respecto.

• Hay una tendencia a endulzar la situación. Sea abierto sobre el estado evolutivo de la organización y la forma en que las personas pueden sentirse, en lugar de evitarlo. Admita la incertidumbre y la posibilidad de hacer un esfuerzo a largo plazo para superar el problema.

• En términos de liderazgo, muchos líderes aún no aprecian lo importante que pueden ser los mensajes. El liderazgo, de ahora en adelante, se definirá en función de lo que digan, no de lo que se reprima.

• Prepararse para mostrar y sentir vulnerabilidad: solo mejorará su honestidad y aumentará su credibilidad ante la gente y la industria. Las personas anhelan los mensajes positivos, pero no creerán en ellos si no hay transparencia sobre los negativos.

• Estar preparado para mostrar la imagen de la fuerza laboral en un mundo post Covid-19. Las organizaciones deberán ser claras en sus comunicaciones, cambiar la estrategia de gestión y comenzar a integrarlas con la psicología de la fuerza laboral actual.

 Consideraciones fundamentales para cualquier proceso de gestión del cambio

Aunque varios sectores aún se encuentran en medio de esta crisis y no están listos para salir del desconfinamiento, un plan de gestión del cambio sensato será esencial para navegar por la relajación gradual de las medidas de distanciamiento social y deberán tener en cuenta aspectos como:

 Comunicación: al comunicar cambios a gran escala, la herramienta más importante es tener una buena estrategia de comunicación. La falta de esta puede crear una variedad de problemas. En comparación, una comunicación clara debería proporcionar un camino transparente para cambiar y erradicar cualquier temor inicial. 

 Cultura resistente: muchos empleados luchan con un cambio en la cultura laboral porque les gusta la rutina. Son parte de un sistema que promueve un cierto conjunto de valores y comportamientos que conforman la cultura laboral de la que forman parte, pero si eso cambia, algunos pueden tener dificultades para adaptarse. 

 Gestión de los interesados: deberán identificarse las partes interesadas correctamente para garantizar que se pueda determinar cualquier impacto o consideraciones adicionales antes de tomar decisiones clave. ¿Qué partes interesadas se verán más afectadas y quiénes serán las menos afectadas? ¿Qué tipo de apoyo necesitarán durante el proceso de cambio? La aceptación de las partes interesadas es esencial en el proceso y las personas adecuadas deben apoyar el cambio.  

Finanzas: dentro de un panorama cambiante, las empresas deben revisar sus planes de continuidad comercial para maximizar la productividad en tiempos difíciles. La reducción de costos será una prioridad, no necesariamente al reducir el personal, sino más a partir de la automatización de procesos y robótica, lo que permitirá a las personas hacer más. Los beneficios tangibles de la reducción de costos deben demostrarse claramente y el ROI debe ser evidente. La gestión del cambio requiere un pensamiento crítico para superar los obstáculos y es difícil saber cuánto han afectado las recientes medidas de confinamiento los planes y estrategias de gestión del cambio de las empresas.

Las personas cambian: el cambio de la gente será clave en el regreso a la vida de oficina y su comportamiento influirá en los procesos de transformación que les afectan. Las empresas están debatiendo sobre el éxito del trabajo remoto y, de ser así, ¿cómo deberían continuar?

Otro aspecto que tendrá un efecto directo en las decisiones de cambio de las personas es el impacto en la salud mental, la compensación y los beneficios. Para cada sector, las respuestas pueden ser diferentes, pero habrá temas generales y direcciones obvias. La gestión del cambio requiere conocimientos especializados para hacer frente a los posibles obstáculos y una comprensión completa de los factores clave para, en última instancia, trazar una estrategia sostenible .