Reingeniería funcional del IDER y la recursividad en tiempos de aislamiento

Cartagena de Indias, D.T.y C. abril 06 de 2020. Cuando la nueva dirección del Instituto Distrital de Deportes y Recreación –IDER- asumió funciones en enero pasado, sus prioridades se enfocaron en la superación del enorme déficit presupuestal encontrado, en la reorganización administrativa y funcional del Instituto y en el fortalecimiento de sus programas misionales. Lo que no imaginaba es que semejantes compromisos tendría que cumplirlos tempranamente desde el confinamiento.

La emergencia causada por la pandemia del Coronavirus, genera especial impacto en el deporte y la recreación, actividades centradas habitualmente en el contacto físico, en la convocatoria de multitudes y en la generación de euforias, y por consiguiente en todo lo relacionado con su administración. Cartagena no es la excepción, y al IDER le tocó, hacer una reingeniería en casi todos sus procesos, que le ha permitido continuar con éxito el cumplimiento de sus obligaciones.

La carta de navegación para estos tiempos convulsionados, es la estrategia “Aislamiento activo”, que migró hacia plataformas virtuales, los trámites administrativos, funcionales y de atención a la comunidad, las actividades de los programas deportivos y recreativos, y celebraciones como las del día Internacional del deporte y de la actividad física. Con buena parte de su personal trabajando en casa, la directora del Instituto, Viviana Londoño Moreno lidera los equipos mediante múltiples video conferencias diarias desde las plataformas Skype, Microsoft Team, o Zoom y el reforzamiento de trámites a través del habitual SIGOB.

Ante las medidas restrictivas de movilidad, se habilitaron mecanismos electrónicos para la recepción, trámite y pago de las cuentas de cobro de contratistas. De igual manera, migraron a los medios tecnológicos los trámites jurídicos y de atención a los usuarios, desde la recepción y atención y notificaciones de respuestas a PQRS (peticiones, quejas, reclamos Y solicitudes), pasando por la Inspección Vigilancia y Control, con la atención de solicitudes de renovación, actualización expedición de reconocimiento deportivos, que se gestionan a través del sitio web del Instituto y de correos electrónico, hasta los procesos de defensa Judicial, incluyendo las acciones de tutela, que no fueron cobijadas con la suspensión de los términos judiciales aprobados por el Concejo Superior de la Judicatura.

Dadas las necesidades que afrontan deportistas y sus respectivas familias por la actual emergencia, el IDER decidió seguir trabajando en la estructuración de un proceso de Convocatoria Pública, reglamentando los programas de apoyo a deportistas de alto rendimiento, PADAL y de Futuros Ídolos del Deporte – PAFID estableciendo el procedimiento para la entrega de incentivos.

Con los soportes técnicos que brinda el área de sistemas y con la implementación de formatos especiales, el área de Planeación del Instituto desarrolla igualmente sus operaciones, enfocadas en estos tiempos en la consolidación de Plan de Desarrollo Distrital 2020 – 2023, en lo que concierne a Socialización en mesas de participación ciudadana, y con la Unidad del Plan de Desarrollo de Planeación Distrital sobre las línea estratégica “Deporte y Recreación para la Transformación Social»; además de la Rendición de Cuentas del año 2019 y el Manual de Procesos y Procedimientos para el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, alineado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

En lo que concierne a las actividades de programas misionales, la Estrategia desarrolla con éxito el componente “Actívate en Casa”, que incluye clases dirigidas, variadas rutinas, video clips, transmisiones en vivo y un efectivo manejo de redes sociales, que generó en su más reciente clase de actividad física, transmitida a través de Facebook Live, un registro de 3.674 visualizaciones temporales y más de 470 hogares conectados.

No obstante, el trabajo presencial no ha sido descartado; de manera ininterrumpida se cumplen tareas como la campaña intensiva de aseo y desinfección de todas las áreas, internas y externas, de los escenarios deportivos, y trabajos de mantenimiento preventivo como riegos, poda de césped, mantenimiento de las piscinas, entre otros, además de la gestión de ayudas humanitarias a través de la Oficina de Gestión del Riesgo, para familias vulnerables asociadas con el deporte y la recreación.

“Las crisis también permite identificar oportunidades y en el IDER, gracias a las sinergias construidas entre todas las áreas y articuladas por la Oficina de Comunicaciones y Prensa, encontramos la mejor manera de seguir cumpliendo con nuestros objetivos y llegando con nuevas dinámicas participativas a toda la comunidad”, explicó Viviana Londoño Moreno, directora del Instituto.